Door gegevens te standaardiseren, kun je verschillende vragen beantwoorden met dezelfde set gegevens. KIK-V geeft gegevens een eenduidige en uniforme betekenis. Zo kan iedere zorgaanbieder elke vraag beantwoorden met gegevens die toch al worden geregistreerd vanuit het eigen proces. Indra Henneman vertelde bij Platform IZO over het programma en de stand van zaken.

Verpleeghuizen moeten gegevens aanleveren ter verantwoording, bijvoorbeeld aan de Nederlandse Zorgautoriteit (Nza) en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). De vragen van deze ketenpartijen sluiten vaak niet goed aan bij de gegevens die de zorgaanbieders standaard verzamelen. Het beantwoorden van de vragen levert daardoor veel extra werk op en de antwoorden zijn slecht te vergelijken.

Uitwisseling verbeteren, lasten verlagen

Het programma KIK-V heeft als doel om de uitwisseling van gegevens over kwaliteit en bedrijfsvoering in de verpleeghuiszorg te verbeteren en daarmee administratieve lasten te verlagen. In het programma maken ketenpartijen in de verpleeghuiszorg afspraken over welke gegevens voor welk doel door welke partij mogen worden opgevraagd en gebruikt.

De partijen spreken af hoe data worden hergebruikt, welke informatie-uitvragen gegrond zijn en hoe de uitwisseling van informatie plaatsvindt. En ook óf vragen wel gesteld moeten worden; zijn gegevens relevant en zijn ze wel echt nodig?

Mark Boon van Zorgverzekeraars Nederland: “Het is belangrijk om eenduidig af te spreken welke informatie zorgkantoren nodig hebben voor hun taakstelling. En hoe deze informatie eruit ziet. Hoe kunnen we verbindingen leggen met andere partijen die (delen van) deze informatie ook gebruiken? Hoe kunnen we dit zo goed mogelijk organiseren? ZN en Zorgkantoren vinden de KIK-V afspraken belangrijk, met het oog op de vermindering van administratieve lasten en daarmee meer tijd voor de zorgtaken van de aanbieder.’’

Eenduidige definities

Verder wordt er gezocht naar eenduidige definities, zodat het duidelijk is wát er gevraagd wordt en gegevens van verschillende zorgaanbieders vergelijkbaar zijn.

Neem bijvoorbeeld de vraag van de Nza en de IGJ naar het aantal fte in de organisatie. Het begint al met de vraag wat je verstaat onder een fte. Uitvragende partij A hanteert 36 uur, uitvragende partij B 38 of 40. En tel je alleen medewerkers in loondienst mee, of ook vrijwilligers? De NZa wil het aantal fte weten om een beeld van de kosten te krijgen. Vrijwilligers reken je dan bijvoorbeeld niet mee. Maar voor de kwaliteit van de zorg is ook belangrijk hoeveel vrijwilligers er zijn. Dus bij een uitvraag van de IGJ is dat wel belangrijk.

Verpleeghuizen registreren uren en werkovereenkomsten van werknemers voor de interne bedrijfsvoering. KIK-V ontwikkelt een mechanisme die aan verschillende registraties van deze gegevens dezelfde betekenis toekent. Verpleeghuizen hoeven daarop de eigen registratie niet aan te passen, alleen aan te geven welke van hun gegevens gaan over de uren en de werkovereenkomsten volgens de definities die binnen KIK-V zijn vastgesteld. Uitvragende partijen baseren hun vraag op diezelfde definities. Zo worden vraag en antwoord gematcht, zonder dat er aanpassing nodig is van beide in de achterliggende registraties.

Eenheid in betekenis

Die eenheid van betekenis en een standaard gegevensset ontstaat niet vanzelf. Je zult het eerst eens moeten zijn over de definitie van in dit geval uren en werkovereenkomsten. Doordat daarover duidelijkheid is en deze gegevens beschikbaar zijn bij de zorgaanbieder, kunnen verschillende vragen over het aantal FTE gesteld worden. Of het nu gaat om het aantal FTE gebaseerd op 36 of 40 uur per week en of vrijwilligers nu wel of niet worden meegeteld, maakt dan niet meer uit voor de hoeveelheid werk bij de zorgaanbieder om die vragen te kunnen beantwoorden. De antwoorden kunnen op basis van de gegevens automatisch gegenereerd worden. Bovendien zijn de antwoorden goed vergelijkbaar doordat deze gebaseerd zijn op gegevens met dezelfde duidelijke betekenis.

Vervolgens moet worden afgesproken hoe vaak en wanneer gegevens worden uitgewisseld. Zodat de zorgaanbieder niet wordt overvallen met ad hoc uitvragen. De standaard gegevensset staat bij de bronhouder, de zorgaanbieder zelf. Ketenpartijen baseren hun uitvragen op die standaard gegevensset. In KIK-V-verband stemmen ze met elkaar af welke uitvragen dit zijn. De zorgaanbieder stelt (geautomatiseerd) de antwoorden samen en deelt alleen deze met ketenpartijen.

Van papier naar praktijk

“Het aantal informatievragen reduceren is geen primair doel van KIK-V”, zegt Indra Henneman bij Platform IZO. “Het idee is dat de zorgaanbieder elke vraag geautomatiseerd kan beantwoorden met de gegevens die hij toch al registreert voor zijn interne, operationele processen.”

De technische vertaling die KIK-V vraagt, wordt uitgevoerd in een datastation, dat verbonden is met de ICT-systemen van de zorgaanbieder. Momenteel vullen een aantal zorgaanbieders hun datastations. Zij gaan de KIK-V-ontologie toepassen in hun informatievoorziening. KIK-V gaat dus van papier naar praktijk.

Bekijk hier de presentatie Update KIK-V en lees hier meer over de ontwikkelingen rondom het programma KIK-V.

Over Platform IZO

Voor het bevorderen van samenhang in de informatievoorziening in zorg en ondersteuning, werken 17 organisaties samen in Informatievoorziening Zorg en Ondersteuning (IZO). Platform IZO vindt maandelijks plaats en richt zich voornamelijk op programmalijnen die werken richting het netwerkmodel.