Hoe kan het Elektronisch Cliënten Dossier zorgprofessionals beter ondersteunen? Die vraag en de uitkomsten van het onderzoek stonden centraal in de presentatie van adviseur zorg George Braam en managing director Marvin Hanekamp van bureau Berenschot aan het Platform IZO op 18 november. Zij voerden recent een onderzoek uit in opdracht van VWS.

Berenschot doet regelmatig onderzoek onder zorgmedewerkers naar de door hen ervaren administratieve lasten. Voor dit onderzoek zetten zij een enquête uit die goed werd ingevuld. Daaruit blijkt dat zorgprofessionals ongeveer 36% van hun tijd besteden aan taken die zij als administratief belastend ervaren. Eerder onderzoek toont aan dat zorgprofessionals 22% acceptabel vinden. Dat percentage is al enige tijd stabiel.

Centrale vraag en aanpak

George Braam: “De opdracht van VWS was: kijk naar regeldruk door het ECD en adviseer hoe die kan verbeteren. Ga niet op eigen houtje op kantoor zitten en daar wat van vinden, maar organiseer een actieonderzoek. Het actieonderzoek was een combinatie van diverse onderzoeksmethoden, maar steeds gespiegeld aan de praktijk. Zodat we de gegevens die we ophaalden ook konden toetsen en valideren, en vervolgens meenemen in de volgende stap.”

Ervaren administratieve lasten en het arbeidsmarktprobleem De onderzoeksresultaten laten ondermeer zien dat veel zorgprofessionals in de wijkverpleging of in een intramurale setting een dienst vaak beginnen met een uur achter de computer, vaak in het ECD. De dag eindigt ook op deze manier. En daartussenin wordt ook nog tijd aan besteed aan administratie. Die tijd kan de professional niet besteden aan directe cliëntenzorg. Met de schaarste aan personeel is het erg belangrijk om daar aandacht aan voor te hebben, aldus de onderzoekers.

Berenschot analyseerde ook wat het oplevert als je de uren kunt vrijspelen die zorgmedewerkers meer aan administratie besteden dan wat ze zelf acceptabel vinden. Dus van 36% nu naar 22% in de ideale wereld. Volgens George speel je dan zo veel uren vrij, dat het arbeidsmarktprobleem opgelost is. Marvin Hanekamp heeft hierover een artikel geschreven.

Administratie is deel van de zorgtaak

Of dat in de praktijk ook zo uitwerkt, was voor de leden van het Platform de vraag. Zij bediscussieerden onder andere in hoeverre de ervaren administratieve belasting (deels) inherent is aan het zorgwerk. Zorgadministratie is immers deel van het uitvoeren van je zorgtaken; je zoekt de juiste informatie bij elkaar, zodat je in het directe cliëntcontact je werk goed kan doen. Die informatie haal je nu eenmaal op achter een toetsenbord uit een ECD.

Het Platform discussieerde ook over de vraag in hoeverre de digivaardigheid in de zorg de onderzoeksresultaten beïnvloedde. Verhoging daarvan zou de ervaren belasting mogelijk doen afnemen. Daarnaast was het Platform benieuwd of de informatiemanagement laag in organisaties en hoe deze functioneert meegenomen was in het onderzoek. De inrichting en het functioneren van een informatiemanagement laag kan een grote impact hebben op hoe administratieve lasten wel of niet aangepakt worden in de organisatie. De onderzoekers hebben aangegeven dat dit buiten de scope van het onderzoek viel.

George: “Waar ik voor wil waken, is dat wij zeggen dat we zo min mogelijk administratie moeten hebben. Wat we wel zeggen is dat de ervaren administratielast hoger ligt dan hetgeen de professionals acceptabel vinden. Je wilt daarbij kijken naar de toegevoegde waarde van je administratie; wat is het waard en hoeveel tijd zou je er dan aan besteden?”

Lessen uit het onderzoek

Uit het onderzoek zijn volgens Berenschot meerdere lessen te trekken voor zowel ECD-leveranciers als zorgaanbieders. Ze kunnen zich nadrukkelijker samen met hun zorgprofessionals bemoeien met het ECD. Samen kunnen zij dan de administratie-activiteiten beperken tot hetgeen nodig is. George: “Als een zorgaanbieder een visie heeft op dit onderwerp en het belangrijk vindt, dan zie je dat het ook goed georganiseerd en belegd is binnen de organisatie. Dat betekent dat een bestuurder zich hierin moet verdiepen. Als medewerkers hier een derde van hun tijd aan besteden, zou de bestuurder dat ook moeten doen.”

ECD-leveranciers kunnen eerder worden betrokken bij het implementeren van nieuwe gewenste functionaliteiten. George: “Het gaat mij erom dat dit gezamenlijk georganiseerd wordt en dat men van elkaar leert. En dat is bij veel aanbieders nog niet het geval.’’

Oproep van Berenschot aan VWS

Volgens Berenschot is er een grote winst te behalen door samenwerking te stimuleren en door overleg tussen ECD-leveranciers, beroepsverenigingen en zorgaanbieders te faciliteren. Maar ook door best practices te delen en standaardisatie op data-uitvragen te bevorderen.

Bekijk hier de presentatie van Regeldruk door het ECD, een kwestie van kiezen aan Platform IZO.

Over Platform IZO

Voor het bevorderen van samenhang in de informatievoorziening in zorg en ondersteuning, werken 17 organisaties samen in Informatievoorziening Zorg en Ondersteuning (IZO). Platform IZO vindt maandelijks plaats en richt zich voornamelijk op programmalijnen die werken richting het netwerkmodel.