Hoe stel je als VVT-organisatie een digitaliseringsagenda op? Er gebeurt zo veel op het gebied van informatie-uitwisseling en digitalisering dat het soms moeilijk is om door de bomen het bos nog te zien. Laat staan om te beoordelen wat voor jouw organisatie belangrijk is en waar je als eerste mee aan de slag moet. De leden van de IVVU, vereniging van zorgorganisaties in de regio Utrecht, hadden behoefte aan overzicht en lieten een model ontwikkelen om zorgorganisaties de weg uit het bos te wijzen.
Digitalisering is hot. Ook in de sector verpleging, verzorging en thuiszorg (VVT). De programma’s en initiatieven die te maken hebben met digitalisering zijn zelfs zo talrijk, dat zorginstellingen het zicht dreigen te verliezen. En daardoor ook niet weten wat er van hen wordt verlangd en wanneer ze wat moeten doen.
Dertig organisaties in de VVT in de regio Utrecht vroegen daarom strategisch adviesbureau M&I/Partners om hen te helpen bij het opstellen van een digitaliseringsagenda: wat speelt er? Wat moeten we doen en wanneer? Hoe stellen we onze prioriteiten? Senior-adviseur Jessica Teunissen nam Platform IZO mee in het ontwikkelde model voor de IVVU en de belangrijkste inzichten.
Cirkels
“We begonnen met het tekenen van vier steeds grotere cirkels”, vertelt Jessica. “Elke cirkel staat voor een omgeving waarin een VVT-organisatie zich beweegt. De kleinste cirkel is de eigen organisatie, dan volgt de VVT binnen de regio. Vervolgens is er een cirkel voor regionale initiatieven en samenwerking en tot slot, de grootste cirkel, de landelijke standaarden en programma’s, zoals IZA, Wegiz en WOZO.”
De volgende stap was het invullen van de cirkels met ontwikkelingen en programma’s die vragen om informatie-uitwisseling en digitalisering. Een aantal landelijke ontwikkelingen vulden Jessica en haar collega’s zelf in, de andere kwamen in het plaatje in overleg met de VVT-organisaties. Vragen die zij beantwoordden waren onder meer: waar ben je zelf mee bezig? Wat komt eraan? Waar moet je scherp op zijn?
Meer dan veertig thema’s
Deze inventarisatie leverde meer dan veertig thema’s op die te maken hebben met gegevensuitwisseling binnen zorgorganisaties tussen zorgorganisaties en inwoners, ander zorginstellingen (binnen en buiten de VVT), indicatieorganen, samenwerkingsverbanden, verantwoordingsorganisaties en meer.
De deelnemende zorgorganisatie konden vervolgens met kleurcodes aangeven welke thema’s voor hen actueel zijn en waar ze al mee bezig zijn, en van welke ze verwachten dat ze er binnenkort mee aan de slag moeten. Deze input werd getrechterd en gefilterd, en zo kwamen adviseurs en VVT-organisaties gezamenlijk tot een digitaliseringsagenda. Met als belangrijkste doelen: toegankelijk gegevens uitwisselen binnen de regio; een gezamenlijke, krachtige positie richting ICT-leveranciers; en zorgcoördinatie in de regio vanuit een gedeelde visie.
Denk na over kosten
Over de krachtige positie ten opzichte van leveranciers merkte Jessica op dat ze geschokt was dat leveranciers softwaresystemen soms gratis aanbieden aan bepaalde groepen gebruikers. Andere groepen die van hetzelfde platform gebruik moeten maken om essentiële gegevens te verkrijgen, moeten vervolgens wél betalen.
“Organisaties doen er verstandig aan om samen goed te kijken naar het kostenmodel en hoe kosten doorberekend worden”, adviseerde ze. Verder constateerde ze dat zorgorganisatie met verschillende IT-omgevingen te maken kunnen krijgen en dat het belangrijk is dat daar een goede oplossing voor wordt gevonden, passend bij het netwerkperspectief.
Goede kanten
De platformleden waren het erover eens dat het model een goede en nuttige poging is om alle initiatieven en bewegingen rond informatie-uitwisseling en digitalisering in kaart te brengen. Tegelijk is het door de veelheid aan initiatieven lastig om het geheel te overzien, en vooral om de samenhang tussen verschillende thema’s in de cirkels te zien.
Tijdlijn
Een advies van het platform is om in het model de relevantie en urgentie van ontwikkelingen aan te geven en (binnen of naast het model) in een tijdlijn te laten zien wanneer organisaties aan bepaalde vereisten moeten voldoen. Verder waren er suggesties om nog enkele ontwikkelingen op te nemen in het model, zoals het Zorgaanbiedersportaal, Data op orde en de Vernieuwing Informatievoorziening Sociaal Domein.
Gaat dit model organisaties helpen om tot een digitaliseringsagenda te komen? Het is in iedere geval een interessante start. De organisaties in de zorg krijgen een beeld van wat er speelt en kunnen onderzoeken wat voor hen belangrijk is. “Het is wel belangrijk om tot een vorm van portfoliomanagement te komen en op directieniveau af te spreken wie verantwoordelijk is,” aldus een van de platformleden.
Meer info
Jessica Teunissen gaf bij Platform IZO een presentatie over dit model voor programma’s en initiatieven digitalisering voor de IVVU. Download de presentatie.
Meer informatie en het model staat op de website van de IVVU (Vereniging van Instellingen voor Verpleging en Verzorging in Utrecht)
Over Platform IZO
Voor het bevorderen van samenhang in de informatievoorziening in de langdurige zorg en ondersteuning, werken 17 organisaties samen in Informatievoorziening Zorg en Ondersteuning (IZO). Platform IZO vindt maandelijks plaats en richt zich voornamelijk op programmalijnen die werken richting het netwerkperspectief.