Het zorglandschap is complex. Gegevens stromen continu van zorgaanbieders naar cliënten, financiers, en toezichthouders – en weer terug. Het resultaat? Een wirwar van gegevensuitwisselingen, die soms onnodig ingewikkeld of zelfs inefficiënt kan zijn. In opdracht van IZO zijn de informatiestromen in de langdurige zorg nu in kaart gebracht door Celine Nagtegaal, Richard Bussink, Marlies Grijsbach en Rudolf Winkel van Capgemini Invent.

In de bijeenkomst van Platform IZO op 15 november 2024 presenteerden de samenstellers het resultaat tot dan toe: een actuele visualisatie van de informatiestromen in de langdurige zorg. De visualisatie brengt in kaart hoe data in de langdurige zorg over en weer gaan via de zorgaanbieders.

Voor elkaar, door elkaar

“De totstandkoming van de visualisatie is een mooi voorbeeld van ‘voor elkaar, door elkaar’”, kijkt Celine terug. “IZO is gespitst op het netwerkperspectief van gegevensuitwisseling. De behoefte aan meer overzicht en inzicht in informatiestromen in de langdurige zorg bleek groot. Het begint met overzicht. Pas als je weet hoe de data zich bewegen, kun je goed ‘netwerkperspectificeren’. Ofwel: eenmalig registreren en meervoudig gebruiken daadwerkelijk toepassen.”

Slimmer, sneller, samen

Richard vult aan: “We hebben het platform bewust betrokken bij de ontwikkeling van de visualisatie. De deelnemers hebben tijdens de bijeenkomst positief-kritische feedback gegeven op ons concept. In de afgelopen maanden hebben we de feedback verwerkt in een versie die geschikt is voor publicatie. Die ligt er nu.”

Het onderzoek is niet alleen een samenwerking met Platform IZO. Capgemini Invent sprak met verschillende zorgaanbieders, waaronder Thebe, Pameijer en GGZ Noord-Holland-Noord, evenals ketenpartijen zoals Zorgverzekeraars Nederland en ActiZ. Hun inzichten vormden de basis voor de visualisatie.

Wat de visualisatie laat zien

Het resultaat brengt in grote lijnen maar ook in detail in kaart hoe informatie stroomt tussen zorgaanbieders en andere partijen in sectoren als de VVT, ggz, gehandicaptenzorg en wijkverpleging. Daarbij zijn informatiestromen onderverdeeld in categorieën zoals zorg, financiën, medewerkers en verantwoording. Per stroom is aangegeven hoe vaak deze plaatsvindt – dagelijks, maandelijks, ad hoc – en via welke methode: e-mail, portaal, post of geautomatiseerd.

Overzicht is het begin

Maar wat hebben we hier nu aan en waarom is het goed dat deze visualisatie er is? Richard legt uit dat in ongestructureerde informatiestromen onnodige administratieve last zit, en dus zeer waarschijnlijk winst om deze te structureren in het netwerkperspectief.

"De visualisatie van de informatiestromen draagt bij aan het creëren van overzicht en kan daarmee een basis zijn voor de verdere realisatie van het netwerkperspectief. Overzicht is het begin. Het draait om mogelijkheden zien. Waar kunnen we het netwerkperspectief toepassen en waar kan informatie gestructureerd worden, zodat de administratieve last daalt en er meer tijd overblijft voor zorg?”

Kansen en uitdagingen

Tijdens het platform in november werd het resultaat gepresenteerd aan experts en betrokkenen van de achttien IZO-partijen.

De visualisatie blijkt de behoefte aan overzicht in de complexe gegevensuitwisseling tussen zorgaanbieders in te vullen. Het biedt de kans om te achterhalen waar welke gegevens worden hergebruikt. Meteen popt daarmee een uitdaging op, want welke businesscases voor het netwerkperspectief kunnen we nu uit dit overzicht halen? De kracht van de visualisatie zit ‘m in eerste instantie vooral in de hulp bij die ontrafeling. Daarmee worden snelle verbeterpunten zichtbaar om echt impact te maken.

Een voorbeeld van een informatiestroom

Als we inzoomen op de visualisatie zien we tientallen informatiestromen, bijvoorbeeld de stroom die ‘medische dossiers ophalen’ heet. Daarin gaat cliëntinformatie van verpleeg- en verzorgingstehuizen naar de huisarts. De kenmerken staan aangegeven: het is een semigestructureerde gegevensuitwisseling via portalen en apps, vaak ad hoc. Maar niet alle gegevens worden meervoudig gebruikt, en ook de naamgeving kan variëren. Zo heten de dossiers in de gehandicaptenzorg ‘zorgplannen’, terwijl andere sectoren het weer anders betitelen. Dit soort inzichten kan partijen helpen om te bepalen hoe ze gegevensstromen eenvoudiger en efficiënter kunnen maken.

Aanzet tot actie

Celine: “Aan dit voorbeeld zie je dat de visualisatie vooral een aanzet tot actie is, een hulpmiddel dat partijen in de zorgsector ondersteunt bij het realiseren van slimmere informatiestromen. En dat betekent minder tijd kwijt aan administratie, en meer tijd voor wat écht telt: de zorg.”

In de IZO-schatkist

In de afgelopen twee maanden heeft Capgemini Invent onder andere met de feedback uit het Kennisplatform toegewerkt naar een publicabele versie. Die maakt nu deel uit van de IZO-schatkist met ‘juweeltjes’: hulpmiddelen om het netwerkperspectief te realiseren. Zorgaanbieders kunnen onderzoeken welke stromen tijdrovend of inefficiënt zijn en prioriteren welke processen als eerste geoptimaliseerd kunnen worden. De visualisatie is daarom bewerkbaar: als er nieuwe informatiestromen komen of informatiestromen komen te vervallen, kan de plaat aangepast worden door IZO. Zo groeit het overzicht mee met nieuwe inzichten van zorgaanbieders.

Meer informatie

De visualisatie van informatiestromen is te downloaden in powerpoint en pdf. Daarnaast is er ook een totaalplaat in A0-formaat beschikbaar via Microsoft Visio. Wil je deze versie inzien? Stuur dan een mail naar infoizo@zinl.nl.

Ook de presentatie van Celine en Richard is beschikbaar en kun je hier downloaden.

Wat je van tevoren moet weten over de visualisatie

• De visualisatie focust op het Wlz-domein en specifiek op de sectoren VVT, wijkverpleging, ggz en gehandicaptenzorg.
• De actoren – bijvoorbeeld apotheek, ziekenhuis, huisarts – zijn ingedeeld bij hun meest dominante actorgroep, ondanks dat ze meerdere rollen kunnen vervullen.
• In Microsoft Visio zijn diverse lagen aangebracht waarmee je kunt selecteren op informatiecategorieën en frequentie. In de pdf en in Powerpoint ontbreekt die functie.
• Om de visualisatie leesbaar te houden, zijn details zoals ontvangstbevestigingen en terugkerende financiële stromen weggelaten.

Wat de visualisatie wel laat zien

• Zorgaanbieder centraal
• Hoofdlijnen informatie-uitwisseling langdurige zorg
• Gericht op reguliere informatiestromen
• Scope is Wlz-domein

En wat niet:

• Volledige opsomming van alle partijen en uitzonderingen
• Onderscheid in relevantie van informatiestromen
• Interne informatiestromen tussen Wlz-zorgaanbieders
• (Bestuurlijke) overleggen

Over Platform IZO

Om de samenhang in de informatievoorziening in de langdurige zorg en ondersteuning te bevorderen, werken achttien organisaties samen in Informatievoorziening Zorg en Ondersteuning (IZO). Platform IZO vindt maandelijks plaats en richt zich voornamelijk op programmalijnen die werken richting het netwerkperspectief.