Partijen in de verpleeghuissector, zoals de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), Zorginstituut Nederland, de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), zorgkantoren en het ministerie van VWS vragen vanuit hun wettelijke taken informatie op bij zorgorganisaties. De vragen die zij hebben zijn vaak net even anders, en de antwoorden daardoor ook. Dat levert veel administratie (en frustratie) op bij de zorgaanbieders.

Binnen KIK-V maken al deze partijen afspraken met elkaar over welke informatie uitgevraagd wordt. Dit leidt tot eenduidige vragen die eenduidig te beantwoorden zijn. Het uitgangspunt hierin is dat elk van de vragen te beantwoorden zijn met informatie die zorgaanbieders toch al vastleggen.

In 2023 vertelde Indra Henneman bij Platform IZO over de implementatie van KIK-V. De platformleden gaven aan graag op de hoogte te worden gehouden van de ontwikkelingen rond het programma. Josien de Reuver, sinds vorige zomer projectleider implementatie bij KIK-V, voldeed graag aan die wens. Op 12 april praatte ze de Platformleden bij.

Eenmalig registeren, meervoudig gebruiken

Het doel van KIK-V is om gegevens eenmalig te registreren en meervoudig te gebruiken. Dit leidt tot het sneller en beter uitwisselen van gegevens en kan datagedreven werken stimuleren. KIK-V kan op termijn ook uitgebreid worden naar andere sectoren dan de verpleeghuizen.

KIK-V sluit aan met eenmalige registratie en meervoudig gebruik aan bij het netwerkperspectief. De gegevens blijven bij de zorgaanbieder.

Uitwisselprofielen

Met de partijen zoals hierboven genoemd zijn uitwisselprofielen opgesteld. Deze uitwisselprofielen bevatten afspraken welke informatie wordt uitgevraagd en geven aan waarom de betreffende partij deze informatie mag uitvragen.

KIK-V heeft een plek in verschillende programma’s en akkoorden, zoals het Integraal Zorgakkoord (IZA), Wonen, Ondersteuning en Zorg voor Ouderen (WOZO). Dat ontlokte bij Josien de opmerking “KIK-V is here to stay”.

Grote belangstelling, bij de eerste aanbieders is de implementatie vrijwel gereed

Tot zover de theorie. Maar hoe staat het in de praktijk met de implementatie? Van de pakweg 500 zorgaanbieders in de verpleeghuissecor heeft meer dan 60 procent belangstelling voor KIK-V, vertelt Josien. In de praktijk zijn er ongeveer 60 - 80 aanbieders die daadwerkelijk aan de slag zijn met KIK-V. De doelstelling is dat in 2026 95 procent van de verpleeghuisorganisaties met KIK-V werkt.

De deelnemende zorgaanbieders doen mee in de verwachting dat ze daarmee hun administratieve lasten kunnen verlagen. Het implementeren van KIK-V vraagt wel inzet van de zorgorganisatie intern. Zo kan het zijn dat een andere manier van registratie benodigd is. Binnen KIK-V zijn immers met alle partijen gezamenlijk afspraken gemaakt en definities vastgelegd om tot eenduidige gegevens te komen. Deze gezamenlijke afspraken komen niet per definitie overeen met de werkwijze van een individuele zorgaanbieder. “Dit betekent dat de KIK-V werkwijze soms een verandering van processen kan vragen in een zorgorganisatie.”

Naast het implementeren van de KIK-V werkwijze in de interne processen en registratie kunnen zorgaanbieders er voor kiezen om te investeren in een zogenoemd datastation. Een datastation berekent de benodigde data automatisch berekend en zit dit klaar voor de informatievragende partijen. “In de praktijk zien we dat deze expertise veelal ingehuurd wordt. Wanneer dit het geval is, is het belangrijk om als zorgaanbieder vooraf goed na te denken over wat je als organisatie precies wilt inhuren en hier goede afspraken over te maken met de leverancier. Anders dreigt het risico dat er veel tijd en geld verloren gaat”, zo geeft Josien aan op basis van de ervaringen van zorgaanbieders die KIK-V al hebben geïmplementeerd.

Opbrengst overtreft verwachting

De ervaring is wel dat wanneer KIK-V eenmaal is geïmplementeerd, de opbrengsten groter zijn dan verwacht, aldus Josien. De zorgaanbieders zijn aanzienlijk minder tijd kwijt met hun administratie en ze krijgen als bonus meer inzicht in hun (interne) processen, die ze daardoor kunnen verbeteren.

KIK-V ondersteunt organisaties bij de implementatie. “Het is belangrijk om de eigen data goed op orde te brengen en te weten op welke manier de zorgaanbieder intern registreert. Die informatie heb je nodig voor een goede implementatie van KIK-V.

Eenheid van taal

Anita Kamies (Zorginstituut Nederland) onderschreef de constatering van Josien dat veel zorgaanbieders moeite hebben met het opdrachtgeverschap richting softwareleveranciers, omdat dit niet hun kernactiviteit is. Hun expertise is om goede zorg en ondersteuning te verlenen aan de cliënt. “Het zou mooi zijn als we de krachten kunnen bundelen om hen daarbij te ondersteunen.” Daarnaast sprak ze de wens uit om tot eenheid van taal te komen.

Randolf Kraai (Jeugdzorg Nederland) herkende de issues rond eenheid van taal die Anita noemde. “Soms lijken gegevens hetzelfde, maar zijn ze toch net even anders.” De VNG heeft een generiek gegevensmodel en gegevensdefinities gemaakt. Ketenregie Jeugd, Zorg en Veiligheid (ministerie van Justitie en Veiligheid) onderzoekt nu of ze dit generieke gegevensmodel en gegevensdefinities kunnen hergebruiken en inzetten. “Dan werk je toe naar een gemeenschappelijke eenheid van taal.”

Ben je door dit artikel geïnteresseerd geworden in de implementatie van KIK-V? Neem dan contact op via implementatiekikv@zinl.nl of kijk op de website. De implementatieadviseurs van KIK-V vertellen je graag meer!

Meer info

Josien de Reuver van KIK-V gaf in haar presentatie bij Platform IZO een update over KIK-V. Download haar presentatie.

KIK-V is één van de programma’s die werkt aan het netwerkperspectief. Lees meer over het netwerkperspectief.

Over Platform IZO

Voor het bevorderen van samenhang in de informatievoorziening in de langdurige zorg en ondersteuning, werken 17 organisaties samen in Informatievoorziening Zorg en Ondersteuning (IZO). Platform IZO vindt maandelijks plaats en richt zich voornamelijk op programmalijnen die werken richting het netwerkperspectief.