Wie ooit betrokken is geweest bij avond-, nacht- en weekendzorg (ANW) weet dat het vaak een mijnenveld van uitdagingen is. Denk aan zorgprofessionals die midden in de nacht op pad gaan naar een patiënt die ze nog nooit hebben ontmoet. Direct dringt de vraag zich op: hoe zorg je dat de zorgverlener snel en veilig toegang krijgt tot het juiste dossier? Of dat je voorkomt dat er fouten ontstaan doordat informatie niet goed wordt overgedragen?

ANW-zorg is een complex samenspel van verschillende systemen, organisaties en mensen – en dat zorgt voor gedoe en geworstel. Maar het kan anders. Dankzij een verrassend praktische aanpak hebben branchevereniging ActiZ en Stichting NUTS laten zien hoe je met de juiste ingrediënten duurzame oplossingen kunt vinden. En het beste nieuws: alle zorgverleners kunnen deze aanpak toepassen.

Een slimme, simpele kern

De kern van de ANW-oplossing is dat zorgverleners eindelijk vanuit hun eigen elektronische cliëntendossier (ECD) relevante informatie kunnen inzien van cliënten die niet direct bij hun organisatie in zorg zijn. Tegelijkertijd kunnen zij rapportages terugschrijven naar het originele dossier. Geen eindeloze papierhandel of heen en weer schakelen tussen systemen meer dus. Het proces is gestroomlijnd, met een regisseursfunctie die toegang tot informatie precies afbakent: alleen de juiste zorgverlener krijgt inzage, en dat alleen wanneer nodig.

Het recept: design thinking in actie

De aanpak om tot deze oplossing te komen is misschien wel net zo indrukwekkend als het eindresultaat. In een zogeheten Service Design Week dompelden zorgprofessionals, medewerkers van softwareleveranciers, functionarissen gegevensbescherming (FG’s), en andere experts zich een week lang onder in de problematiek. Deze intensieve week bestond uit vijf fases:

Probleemdag | Het probleem werd grondig geanalyseerd. Wat zijn de grootste knelpunten in ANW-zorg, en hoe ervaren zorgprofessionals deze?

Ideedag | Brainstormsessies leverden een breed scala aan mogelijke oplossingen op. Hier kwamen ook de creatieve suggesties van zorgprofessionals naar voren.

Ontwikkelen en prototypen | De veelbelovende ideeën werden verder uitgewerkt tot prototypes. Hierbij werd continu gekeken naar praktische haalbaarheid.

Testen | De prototypes werden direct getest in realistische scenario’s, waarbij feedback werd verzameld en verwerkt.

Afronden en presenteren | De week werd afgesloten met een presentatie van de uitgewerkte oplossing en een plan voor implementatie.

Anne Lips, adviseur digitalisering en innovatie bij ActiZ, geeft aan dat de samenwerking met zorgprofessionals tijdens de week van grote waarde was. “Zij zeiden bijvoorbeeld: leuk bedacht, maar dit werkt in de praktijk niet.” Met directe terugkoppeling als deze werd het mogelijk om oplossingen zo te ontwikkelen dat ze echt aansluiten op de praktijk.

Ook de FG’s speelden een belangrijke rol tijdens en na de Service Design Week. Zij zorgden ervoor dat de oplossingen juridisch en technisch haalbaar waren binnen de kaders van de privacywetgeving. Bijvoorbeeld door te bewaken dat toegang tot cliëntinformatie zorgvuldig werd afgebakend en dat gegevens alleen tijdelijk en doelgericht werden gedeeld. Dit waarborgde niet alleen naleving van de AVG, maar gaf de zorgprofessionals ook vertrouwen dat de oplossing veilig kon worden gebruikt.

Arjo Rozeboom, zelfstandig adviseur in de zorgsector, vat het succes samen. “De aanpak werkte goed omdat er een hekje om de use case heen zat.” Met andere woorden: door een duidelijke afbakening van het probleem bleef het project behapbaar en haalbaar. Dit maakte het mogelijk om snel tot een werkbare oplossing te komen, zonder te verzanden in complexiteit.

De ingrediënten voor succes

Wat maakt de aanpak zo krachtig? Het gaat om een mix van factoren:

• Urgent probleem: de noodzaak was helder.
• Eindgebruikers aan tafel: de mensen op de werkvloer wisten precies wat wel en niet zou werken.
• Focus op herbruikbaarheid: geen nieuwe, ingewikkelde systemen, maar slim gebruik van bestaande bouwstenen en standaarden.
• Strakke scope: geen allesomvattend project, maar behapbare stappen.
• Praktijkprobleem: primair stond de verbetering van zorg centraal, niet het secundaire proces

Samen sterker met het netwerkperspectief

De ANW-oplossing is meer dan alleen een technologische innovatie. Het laat zien hoe waardevol het netwerkperspectief is binnen de langdurige zorg en ondersteuning. Dit perspectief benadrukt dat samenwerking tussen zorgorganisaties, leveranciers en professionals essentieel is om tot duurzame oplossingen te komen. Door korte lijnen te hanteren, bestaande bouwstenen te gebruiken en eindgebruikers centraal te stellen, wordt er een solide fundament gelegd waarop anderen kunnen voortbouwen. Het netwerkperspectief en de Service Design Week voor ANW-zorg maken duidelijk: samen bereik je meer dan alleen.

Is deze oplossing toepasbaar op andere vormen van netwerkzorg?

De vraag ligt voor de hand: kunnen we deze oplossing hergebruiken in andere zorgsoorten? Bijvoorbeeld in palliatieve zorg, waar multidisciplinair samenwerken cruciaal is. Hoewel de dynamiek anders is en palliatieve zorg soms te plannen is en soms niet, blijft de behoefte aan heldere informatievoorziening hetzelfde. Arjo is hoopvol: “Een design thinking-aanpak met eindgebruikers en FG’s aan tafel werkt goed, ook voor dit soort uitdagingen.” De complexiteit zit hier vooral in het cross-sectorale karakter, maar de kernprincipes blijven staan.

Een podium voor ANW-zorg

De resultaten mogen er zijn: de eerste regio’s, zoals Midden-Brabant, Achterhoek en Friesland, maken al gebruik van de ANW-oplossing. Hier is de toepassing in de praktijk getest en operationeel gemaakt, met positieve feedback van zorgverleners. Dit succes toont aan dat de aanpak werkt, daarom wordt de oplossing dit jaar opgeschaald naar zeven andere regio’s. Bovendien staat de ANW-oplossing inmiddels op het IZO-podium.

De ANW-toepassing is een succesvol voorbeeld van het netwerkperspectief in de praktijk. Met financiering voor de benodigde Design Thinking-aanpak, zou de toepassing ook uitgerold kunnen worden in bijvoorbeeld de palliatieve zorg. Arjo: “Nu betalen softwareleveranciers deze oplossing uit eigen zak. Met structurele financiering kunnen we echt tempo maken.”

Hij benadrukt dat een grondige aanpak essentieel is: “Je moet het echt goed aanpakken. Niet op een vrijdagmiddag achter een whiteboard gaan staan.” De kracht van de oplossing komt ook voort uit een gedegen voorbereiding, inclusief het verkrijgen van financiële steun: “We hebben een rondje gemaakt langs bestuurders binnen regio’s, met letterlijk de vraag: wil je een financiële bijdrage leveren?”

De oplossing voor avond-, nacht- en weekendzorg is niet alleen een succes op zichzelf, maar ook een blauwdruk voor andere uitdagingen in de zorg. Heb jij een vergelijkbaar probleem? Volg deze aanpak, en je zou weleens versteld kunnen staan van wat er mogelijk is. ‘Als je innovatie aansluit bij de behoefte, kun je vliegen’ liet een deelnemer aan Platform IZO zich ontvallen. En zo is het. Voor je het weet hijs je ook jouw oplossing op het IZO-podium.

Meer informatie

Arjo Rozeboom gaf een presentatie bij Platform IZO over de ANW-oplossing. Download de presentatie.

Over Platform IZO

Om de samenhang in de informatievoorziening in de langdurige zorg en ondersteuning te bevorderen, werken achttien organisaties samen in Informatievoorziening Zorg en Ondersteuning (IZO). Platform IZO vindt maandelijks plaats en richt zich voornamelijk op programmalijnen die werken richting het netwerkperspectief.