Het programma Keteninformatie Kwaliteit Verpleeghuiszorg, beter bekend als KIK-V, heeft onlangs successen mogen boeken met het vaststellen van de ‘afsprakenset’. De afspraken die hierin zijn vastgelegd zijn het begin van de nieuwe manier van gegevensuitwisseling met minder administratieve lasten voor zorgprofessionals. Wendy Kuijer en Margerethe Neijssel van KIK-V praatten Platform IZO bij over de laatste ontwikkelingen en de volgende fase van KIK-V.
‘Het doel van programma KIK-V is om te komen tot een set met afspraken tussen zorgaanbieders en ketenpartijen om de gegevensuitwisseling te verbeteren’, vertelt Margerethe. ‘Op dit moment vinden veel verschillende uitvragen plaats door verschillende partijen. Veelal worden dezelfde gegevens gevraagd maar net even anders. De ene partij wil bijvoorbeeld weten hoeveel werknemers een zorgaanbieder in dienst heeft, terwijl de andere partij het aantal vaste krachten nodig heeft. Hierdoor zijn zorgaanbieders veel tijd kwijt aan het verzamelen van de gegevens die nodig zijn. Daarnaast kunnen vragen op meerdere wijzen geïnterpreteerd worden waardoor antwoorden niet altijd op elkaar zijn afgestemd en dus niet vergelijkbaar zijn.’
Ketenpartijen maken, binnen KIK-V verband, afspraken om deze gegevensuitwisseling beter te stroomlijnen en te verbeteren. Hierbij wordt een aantal principes gehanteerd waaronder: eenmalige registratie/meervoudig gebruik, zoveel mogelijk uitgaan van wat de zorgaanbieder al registreert vanuit haar eigen operationele processen en aansluiten bij bestaande standaarden.
Om welke afspraken gaat dit dan?
De afspraken die de ketenpartijen maken worden vastgelegd in de zogenoemde Afsprakenset. Er worden op twee niveaus afspraken gemaakt: op standaarden en op uitwisselcontexten. De standaarden gelden voor alle deelnemers van KIK-V. De uitwisselprofielen zijn afspraken tussen één specifieke afnemende partij en de brancheorganisatie (namens de zorgaanbieders).
Afspraken in het uitwisselprofiel worden gemaakt op alle lagen van het interoperabiliteitsmodel. Dit zijn bijvoorbeeld organisatorische afspraken, zoals hoe vaak en wanneer gegevens worden uitgewisseld, maar ook semantische afspraken, zoals wat er verstaan wordt onder ‘1 fte’. Bij de ene aanbieder is dit 36 uur terwijl de ander hier 40 uur voor rekent. Ook juridische afspraken en afspraken rondom technische wijze van uitwisselen vindt men terug in het Uitwisselprofiel.
De IZO platformleden benoemen dat zij uitdagingen zien als het gaat om de semantische afspraken. Leidt dit niet tot veel discussie of langlopende trajecten om tot afspraken te komen? Volgens Margerethe is één van de uitdagingen voor de Afsprakenset om enerzijds voldoende bewegingsruimte te creëren voor afnemers en tegelijkertijd te voorkomen dat een te grote diversiteit aan afspraken ontstaat. Daarom bestaat er naast de Afsprakenset een uitwisselprofiel, waarbij meer ruimte is voor maatwerk. ‘Komen tot semantische afspraken of standaarden vraagt soms om een lange adem, maar als die afspraken er eenmaal zijn is de winst enorm.’
Verdieping en verbreding binnen KIK-V
KIK-V werkt er dus hard aan om zoveel mogelijk afspraken vast te leggen binnen de verpleeghuiszorg. Zorgaanbieders kunnen nu al starten met KIK-V, zo zijn de eerste aanbieders inmiddels begonnen met de implementatie hiervan. Vanaf halverwege dit jaar is het Zorginstituut gestart met het vervolg van het programma KIK-V: de verbreding en verdieping. Verbreding staat voor uitbreiding van de werkwijze naar andere sectoren, zoals de gehandicaptenzorg, wijkverpleging, GGZ en Wmo en Jeugd. Maar volgens Wendy Kuijer is het zaak om eerst stappen te maken in de verpleeghuiszorg, ‘momenteel zijn we aan het kijken naar uitbreiding naar andere uitvragen, dit noemen we KIK-V².’
Aanpak KIK-V²
Het streven van KIK-V² is om meer uitwisselprofielen op te stellen zodat er op meer processen via de KIK-V methode gegevens kunnen worden uitgewisseld. Hierbij hanteert KIK-V een aanpak met vier fasen: analyse, matchen, toetsen en borgen.
De analyse richt zich op het detecteren van de gegevensgroepen, de belangrijkste vraag hierbij is welke gegevens er nodig zijn en wat er met deze gegevens wordt gedaan. Wanneer de gegevensgroepen gedetecteerd zijn volgt het ‘matchen’ van de gegevens die zorgaanbieders verzamelen en de gegevens die afnemende partijen nodig hebben. ‘Hierbij wordt echt vanuit het operationele proces van de zorgaanbieder gekeken’, benadrukt Wendy, ‘met KIK-V willen we het proces immers voor zorgaanbieders vergemakkelijken zodat die administratieve lasten daadwerkelijk verminderen.’ Na de matchingsfase volgt het toetsen van de nieuwe oplossing, waarbij wordt gekeken of deze werkwijze écht waarde toevoegt. Pas dan worden de afspraken gepubliceerd en in beheer genomen.
En wat gebeurt er nu wanneer zorgaanbieders gegevens niet willen of kunnen opleveren, vraagt een van de Platformleden zich af. Vanuit KIK-V wordt in principe uitgegaan van wat bij zorgaanbieders al vast wordt gelegd. Als dit niet kan gaan de partijen met elkaar in gesprek. Waarom heeft de afnemende partij juist deze gegevens nodig? Kan de vraag ook worden beantwoord met andere gegevens? Wat levert het de zorgaanbieder op als zij deze gegevens registreert?
Op de afrondende vraag aan de Platformleden of de KIK-V methode waardevol is in andere sectoren, reageren de Platformleden overigens eensgezind: ‘Absoluut’ klinkt het in koor.
Over Platform IZO
Voor het bevorderen van samenhang in de informatievoorziening in zorg en ondersteuning, werken 17 organisaties samen in Informatievoorziening Zorg en Ondersteuning (IZO). Platform IZO vindt maandelijks plaats en richt zich voornamelijk op programmalijnen die werken richting het netwerkmodel.